Copropriété : consultation des justificatifs de charges avant l’assemblée générale

Information des copropriétaires (décret du 17.3.67 : article 9 modifié par décret du 30.12.15 : art. 1)

Les copropriétaires sont convoqués à l’AG au moins 21 jours avant la tenue de la réunion par lettre recommandée avec demande d’avis de réception ou par lettre recommandée électronique (cf. Analyse juridique n° 2015-30 « Copropriété : notifications et mises en demeure électroniques »).

La convocation à cette AG doit contenir obligatoirement certaines informations comme l'indication du lieu, de la date et de l’heure de la réunion, ainsi que l'ensemble des questions inscrites à l’ordre du jour et soumises au vote des copropriétaires.

Désormais (pour les convocations notifiées à partir du 1.4.16 / cf. § «  Entrée en vigueur »), la convocation doit également comporter le lieu et la ou les dates de consultation des pièces justificatives des charges (jours et heures).

Délai de mise à disposition

Pendant le délai s'écoulant entre la convocation de l’AG appelée à connaître des comptes et la tenue de celle-ci, le syndic doit tenir les pièces justificatives des charges à la disposition de tous les copropriétaires (cf. § « Justificatifs pouvant être consultés »).

Ces justificatifs doivent être classés par catégories.

Le délai pour consulter ces documents doit être d’au moins un jour ouvré et être d’une durée appropriée à la dimension de la copropriété.

Justificatifs pouvant être consultés

Les copropriétaires peuvent consulter les pièces justificatives des charges suivantes (liste non limitative) :

• les factures,
• les contrats de fourniture et d'exploitation en cours et leurs avenants,
• la quantité consommée et le prix unitaire ou forfaitaire de chacune des catégories de charges,
• une note d'information sur les modalités de calcul des charges de chauffage et de production d'eau chaude sanitaire collectifs.

La convocation à l’AG comporte en annexe des documents financiers et comptables sur la copropriété (état financier, compte de gestion général, annexes au budget prévisionnel, …/ cf. décret du 17.3.67 : art. 11). La comparaison de ces documents avec les factures correspondantes permet aux copropriétaires de s’assurer que chaque dépense est justifiée.

Le syndic fixe le lieu de la consultation des pièces justificatives des charges, soit à son siège, soit au lieu où il assure habituellement l'accueil des copropriétaires, le ou les jours et les heures auxquels elle s'effectue, qui doivent être indiqués dans la convocation à l’AG.

Lorsqu'il s'agit d'un syndic professionnel, ces jours et heures doivent être fixés pendant les jours et heures d'accueil physique déterminés dans le contrat de syndic.

Le syndic met les originaux ou les copies des justificatifs de charges à disposition des copropriétaires qui peuvent en obtenir des copies à leurs frais.

Lors du contrôle des charges, les copropriétaires peuvent se faire assister par un membre du conseil syndical.

Pour mémoire, le conseil syndical  a une mission de contrôle de la gestion du syndic, notamment de la comptabilité et de l'élaboration du budget prévisionnel de la copropriété (décret du 17.3.67 : 26).