L'assemblée générale des copropriétaires

L'assemblée générale rassemble tous les copropriétaires au moins une fois par an. Chacun a un droit égal d'y participer. Votre présence aux assemblées est nécessaire à leur fonctionnement, vous y êtes non seulement informé mais vous participez effectivement aux prises de décisions en votant.

Elle doit, sauf urgence, être adressée par lettre recommandée avec avis de réception, par télécopie avec récépissé, ou remise en mains propres contre émargement, au moins 21 jours avant la tenue de l'assemblée. Le règlement de copropriété peut prévoir un délai plus long.

L'assemblée générale est, en principe, convoquée par le syndic qui peut le faire chaque fois qu'il le juge utile. La convocation peut également être réclamée par le conseil syndical ou par plusieurs copropriétaires détenant au moins un quart des voix, (sauf nombre de voix inférieur prévu par le règlement de copropriété). Les questions dont l’inscription à l’ordre du jour est demandée, sont notifiées au syndic.

• Si, après mise en demeure, le syndic ne se manifeste pas dans les 8 jours, le président du conseil syndical est habilité à convoquer l'assemblée générale.
  
• S'il n'y a pas de conseil syndical, ou si son président ne fait pas le nécessaire, tout copropriétaire a alors la possibilité de demander au président du tribunal de grande instance de désigner un copropriétaire ou un mandataire de justice qui convoquera lui-même l'assemblée générale. Cette action nécessite cependant de prendre un avocat et entraîne des frais de procédure pour la copropriété.

Tout copropriétaire peut, à tout moment, demander au syndic qu’il inscrive une ou des questions à l’ordre du jour de l’assemblée générale. Le syndic doit les porter à l’ordre du jour de la prochaine assemblée. Toutefois, si compte tenu de la date de réception, elles ne peuvent être inscrites à cette assemblée, le syndic les inscrit à l’assemblée suivante. La demande doit lui être notifiée par lettre recommandée avec avis de réception. Vos questions doivent être précises et rédigées de façon à pouvoir donner lieu à un vote positif ou négatif.  

La convocation doit contenir :  

• L'indication du lieu, de la date et de l’heure de la réunion de l'assemblée.
  
• L'ordre du jour, qui précise chacune des questions soumises à la délibération de l'assemblée. Chaque question doit être rédigée sans équivoque et devra faire l’objet d’un vote séparé. Seules les questions prévues à l’ordre du jour peuvent faire l’objet d’un vote, les autres peuvent seulement être discutées.
  
• L’indication des modalités de consultation des pièces justificatives des charges telles qu'elles ont été arrêtées par l'assemblée générale.
  
• Toutes les pièces nécessaires aux copropriétaires pour apprécier la portée des décisions qu'ils seront appelés à prendre, et dont l'énoncé figure à l'ordre du jour ; ces pièces font l’objet d’une liste réglementée. Certaines conditionnent la validité de la décision (par exemple, les contrats et devis pour les travaux à voter, le ou les projets de contrat du syndic en cas de désignation du syndic, les projets de résolution de certaines questions portées à l’ordre du jour) et doivent de surcroît être conformes à un modèle type (ex : l’état financier du syndicat de copropriété et le projet du budget présenté avec les comparatifs des documents correspondants de l’exercice précédent) ; d’autres pièces sont nécessaires à l’information du copropriétaire (ex : les annexes du budget prévisionnel, l’avis du conseil syndical lorsque sa consultation est obligatoire).

Se faire représenter à l'assemblée générale

Un copropriétaire peut donner mandat pour être représenté à l'assemblée. A cet effet, un pouvoir en blanc est joint à la convocation. Le copropriétaire qui se fait représenter est tenu par les votes que son représentant (mandataire) a émis.

Evitez de donner votre pouvoir en blanc au syndic et choisissez la personne qui vous représentera. Le choix du mandataire est libre ; il peut s’agir d’un autre copropriétaire ou d’une personne étrangère à la copropriété, à l'exclusion toutefois du syndic, de son conjoint ou de ses préposés. Toute clause du règlement de copropriété qui restreindrait la liberté de choix des copropriétaires est nulle.

Sauf cas particuliers, une même personne, ne peut à quelque titre que ce soit, représenter plus de trois copropriétaires.

Une feuille de présence est établie ; elle doit être signée par tous les membres présents à l’assemblée. Ceux qui ont un mandat pour représenter des copropriétaires doivent signer en leur nom ; les mandats sont joints à la feuille de présence.

Au début de la réunion, l'assemblée générale désigne son président de séance (qui ne peut être le syndic) et le cas échéant un ou plusieurs scrutateurs (certains règlements de copropriété l’imposent), à la majorité des voix de tous les copropriétaires présents ou représentés.

Le président vérifie la feuille de présence et veille à la régularité des votes.

Le syndic assume les fonctions de secrétaire de séance, sauf si l'assemblée générale en décide autrement. A ce titre il rédige le procès-verbal de séance qui constate les décisions prises en assemblée générale.

Le procès-verbal ne reprend plus le détail des discussions : il doit comporter le résultat de chacun des votes (le décompte des voix), sous l’intitulé de chaque question inscrite à l’ordre du jour. Il doit indiquer le nom des opposants et abstentionnistes et leur nombre de voix. En outre, si un ou plusieurs copropriétaires opposants font des réserves sur la régularité des délibérations, le procès-verbal doit en faire état.

Le procès-verbal est authentifié par la signature, dès la fin de la séance, du président de l'assemblée, du secrétaire et du ou des scrutateurs le cas échéant.

L’ensemble des procès-verbaux sont consignés dans un registre prévu à cet effet, qui peut être électronique, et conservés dans les bureaux du syndic.

A l’issue de l’assemblée, le syndic notifie les décisions de l'assemblée générale (en pratique une copie du procès-verbal) à chacun des copropriétaires opposants ou défaillants, par lettre recommandée avec avis de réception. Cette notification doit intervenir dans un délai de 2 mois à compter de la tenue de l'assemblée. En général, il adresse également le procès-verbal par lettre simple à tous les autres copropriétaires.

Les décisions prises en assemblée générale, relatives à l'entretien de l'immeuble et aux travaux font l'objet d'un procès-verbal abrégé, affiché dans les parties communes de l'immeuble à destination des locataires.

Toutes les notifications et mises en demeure sont valablement faites par lettre recommandée avec avis de réception ou télécopie avec récépissé.

Les copropriétaires qui se sont opposés aux votes de l’assemblée générale et les copropriétaires défaillants, c’est-à-dire absents et non représentés, peuvent agir en contestation des décisions de l’assemblée générale dans un délai de 2 mois à compter de la notification que leur a faite le syndic.

L’action en contestation est introduite devant le tribunal de grande instance du lieu de la situation de l’immeuble, ce qui suppose l’intervention d’un avocat. Il faut notamment établir que les règles légales d’organisation, de fonctionnement et de prise de décisions de l’assemblée générale n’ont pas été respectées.